CRM voor kmo: aanvragenlijst met statussen + dagroutine

Een CRM voor kmo begint met één lijst: elke aanvraag van je website staat erin, met een status. Die status is nieuw, offerte verstuurd of gewonnen. Zo zie je in één oogopslag wie je nog moet terugbellen, en dat is het hele punt.

In de video beloofde ik te laten zien hoe dat eruitziet. Hieronder zie je de opbouw. De lijst met kolommen en statussen staat in het kader bij deze gids. Je kan ze nabouwen in elk systeem.

Waar staan je aanvragen nu?

Kijk even naar je eigen situatie. Een aanvraag via het contactformulier landt in je mailbox. Iemand stuurt een WhatsApp. Een klant belt, en jij noteert het nummer op een post-it. Dat zijn drie plekken, en je moet ze alle drie bijhouden.

Op een drukke dag gaat het mis. Je zit op de werf, in de winkel of in een vergadering, en een aanvraag blijft liggen. De klant wacht niet. Die belt de volgende op zijn lijst.

Je verliest dus geen aanvragen omdat je website slecht is. Je verliest ze omdat niemand overzicht heeft over wat er binnenkomt.

Hoe ziet een CRM voor kmo eruit?

Het is een tabel. Elke rij is een aanvraag. Links staat de naam, rechts de status. Meer is het niet.

Bij elke website die we bouwen, zit er een CRM op je eigen domein, achter /admin. Je logt in en ziet je aanvragen met hun status. Aanvragen via het formulier komen daar vanzelf in terecht. Wat je telefonisch of via WhatsApp binnenkrijgt, typ je zelf bij.

Een CRM hoeft dus geen groot softwarepakket te zijn. Voor veel kmo's is een eenvoudige lijst met drie of vier statussen genoeg.

Waarom drie statussen volstaan

Met 'nieuw', 'offerte verstuurd' en 'gewonnen' dek je het grootste deel van je werk:

• Nieuw: je moet iets doen. Dit is je werklijst voor vandaag.
• Offerte verstuurd: de bal ligt bij de klant, maar jij moet opvolgen.
• Gewonnen: je kan plannen en factureren.

Ik raad aan om er 'verloren' bij te zetten, met één zin over de reden. Na een paar maanden zie je dan een patroon. Dat de offerte te laat kwam, blijkt vaker voor te komen dan je denkt.

Een voorbeeld

Stel dat je een schildersbedrijf hebt. Maandagochtend komt er een aanvraag binnen via je website, en één per telefoon die je zelf invoert. Beide staan op 'nieuw'. Je belt ze terug, plant een plaatsbezoek en zet ze op 'offerte verstuurd' zodra je prijs de deur uit is. Vrijdag open je de lijst en zie je meteen wie nog niet heeft gereageerd. Geen zoekwerk in je mailbox.

Welke CRM-software past bij mijn kmo?

Er zijn drie realistische opties.

1. Een spreadsheet. Gratis en meteen bruikbaar. Het werkt voor een eenmanszaak met weinig aanvragen. Maar aanvragen van je website moet je zelf overtypen, en dat vergeet je.

2. Een standaardpakket. HubSpot heeft een gratis plan voor maximaal 2 gebruikers. Bij Pipedrive begint het Lite-pakket bij €14 per licentie per maand bij jaarlijkse facturatie. Betaal je maandelijks, dan is het €24 per gebruiker per maand. Prijzen worden ook meestal exclusief btw getoond en veranderen geregeld, dus check ze zelf. Een groot deel van die software is gebouwd voor verkoopteams. Voor een kmo is dat vaak meer dan je nodig hebt.

3. Een CRM dat bij je website hoort. Aanvragen komen automatisch binnen en je hoeft niets te koppelen. Zo werkt het bij onze websites, op je eigen domein. Bekijk onze website laten maken als je dat wil.

Werk je in een specifieke sector? Dan zijn er oplossingen die al op jouw vak zijn afgestemd, zoals Klusbase voor aannemers. Heb je iets nodig dat nergens in past, dan lees je meer op CRM op maat.

Mijn raad: begin klein. Gebruik de lijst een paar maanden en kijk wat je mist. Koop of bouw pas daarna meer.

Valkuilen bij klantaanvragen bijhouden

Te veel statussen

Met acht of tien statussen weet niemand meer welke je moet kiezen, dus houdt niemand ze bij. Begin met drie of vier.

Alleen website-aanvragen invoeren

Een lijst waarin de helft van je aanvragen ontbreekt, is een lijst die je niet vertrouwt. Zet ook telefoontjes en WhatsApps erin, zelfs als dat even duurt.

Geen volgende stap noteren

Een aanvraag op 'offerte verstuurd' zonder datum voor opvolging blijft liggen. Schrijf er altijd bij wat jij moet doen en wanneer.

De lijst niet dagelijks openen

Dit is de grootste valkuil. Een CRM werkt enkel als je erin kijkt. Plan elke dag vijf minuten, bijvoorbeeld voor de eerste koffie.

Gegevens eindeloos bewaren

Je bewaart persoonsgegevens van aanvragers niet voor altijd. De GDPR geeft geen vooraf bepaalde lijst met bewaartermijnen. Maar gegevens mogen niet langer bewaard worden dan nodig is voor het doel, zo volgt uit het principe van opslagbeperking in artikel 5.1.e van de AVG. Bepaal dus zelf een termijn voor aanvragen die niet doorgaan, en wis ze daarna. Twijfel je? Vraag advies aan een jurist.

Wat levert het op?

Geen magie. Je antwoordt sneller en je vergeet minder. Dat is ook wat de lijst moet doen: ervoor zorgen dat een klant niet de volgende belt omdat jij er niet aan toe kwam.

Een mooie website zonder zo'n lijst is een gemiste kans. Dan zet je geld in om bezoekers te krijgen en laat je de aanvragen liggen. Daarom bouwen we ze samen.

Wil je het live zien?

Heb je al een website en wil je weten of je aanvragen daarin zouden kunnen binnenkomen? Of twijfel je tussen een pakket en iets op maat? Stuur ons een bericht via contact. Dan bekijken we samen wat past bij jouw aantal aanvragen en jouw manier van werken.