De intakevragenlijst voor een nieuwe website
Overloop de vragen in één gesprek van ongeveer een uur, of laat je klant ze vooraf invullen. Noteer de antwoorden schriftelijk en laat ze bevestigen voor de bouw start.
- Blok 1 – Doel: wat moet de website opleveren?Bellen, een offerte aanvragen of bestellen? Kies één hoofddoel. Daar draait de hele opbouw rond.
- Blok 1 – Doel: hoe weet je dat het gelukt is?Kies een meetbaar punt, bijvoorbeeld het aantal offerteaanvragen of telefoontjes per maand. Spreek af waar je dat cijfer gaat bekijken.
- Blok 2 – Klant: wie koopt er bij je?Beschrijf je beste klant: particulier of bedrijf, regio, en wat die zoekt als hij bij je terechtkomt.
- Blok 2 – Aanbod: wat verkoop je het liefst?Niet alles wat je doet, maar wat je meer wilt verkopen. Dat komt bovenaan de site.
- Blok 2 – Aanbod: waarom kiezen mensen jou?Denk aan snelheid, vakmanschap, prijs, ligging of service. Als je dit niet kunt benoemen, zal de bezoeker het ook niet zien.
- Blok 2 – Voorbeelden: welke websites vind je goed en welke niet?Vraag naar drie voorbeelden, ook van concurrenten, en waarom ze wel of niet werken. Zo zie je snel welke smaak en welk niveau iemand verwacht.
- Blok 3 – Materiaal: wat is er al?Logo, huisstijl, foto's, video's, teksten, reviews, referenties. Maak een lijst van wat bestaat en wat nog ontbreekt.
- Blok 3 – Materiaal: wie levert wat, en tegen wanneer?Zet een naam en een datum bij elk onderdeel. De meeste vertraging zit bij materiaal dat nog niet klaar is.
- Blok 3 – Teksten: wie schrijft ze?Schrijf je ze zelf, doet de bouwer het, of gebruik je een mix? Spreek ook af wie ze nalaadt voor ze online gaan.
- Blok 4 – Praktisch: domeinnaam, hosting en toegangenOp wiens naam staat de domeinnaam, waar staat de huidige site en wie heeft de logins? Zoek dit vooraf uit, niet op de dag van de oplevering.
- Blok 4 – Praktisch: budget en timingWat is het budget en wat is de gewenste opleverdatum? Is er een reden voor die datum, zoals een beurs of een lancering?
- Blok 4 – Praktisch: wie keurt de website goed?Eén persoon beslist. Spreek ook af hoeveel feedbackrondes er zijn en wie de feedback bundelt.
Website intake vragen stel je vóór de bouw begint, niet tijdens. Met vier blokken (doel, klant en aanbod, materiaal en praktische afspraken) heb je alles wat een bouwer nodig heeft om te starten. Dat kost je ongeveer een uur en bespaart je heel wat heen-en-weer later.
Een website start niet bij de bouwer. Hij start bij de vragen.
Waarom werkt een intake voor een website?
De meeste websites lopen vast om drie redenen: het doel is vaag, de teksten komen laat en niemand weet wie beslist. Geen van die drie is een technisch probleem. Het zijn afspraken die niemand vooraf heeft gemaakt.
Een intake dwingt je om die afspraken te maken op het moment dat ze nog niets kosten. Een antwoord op papier zetten is goedkoop. Een bouw aanpassen omdat achteraf blijkt dat de eigenaar eigenlijk bestellingen wilde en geen telefoontjes, is dat niet.
Er zit ook een tweede voordeel in. Met een ingevulde intake kun je een offerte opmaken die klopt. Dat helpt als je zelf een website laat maken en offertes wilt vergelijken. Als alle bureaus dezelfde info krijgen, vergelijk je tenminste appels met appels.
Welke website intake vragen stel je vooraf?
Ik werk met vier blokken. Je vindt de volledige lijst hierboven. Hier leg ik uit waarom elk blok telt.
Blok 1: het doel
Eén hoofddoel. Niet drie. Als je homepage gelijktijdig wil laten bellen, mailen, bestellen en een nieuwsbrief laten ontvangen, weet de bezoeker niet wat hij moet doen.
Het doel bepaalt de knoppen, de volgorde van de pagina's en wat je weglaat. Voeg er altijd een meetpunt aan toe. "Meer klanten" is geen doel. "Meer offerteaanvragen via het formulier" wel.
Blok 2: je klant en je aanbod
Hier haal je de inhoud uit. Wie koopt er bij je, wat verkoop je het liefst en waarom kiezen mensen jou? Die drie antwoorden bepalen wat bovenaan de site staat.
Let op de formulering "het liefst". Veel ondernemers sommen alles op wat ze doen. Een website werkt beter als hij focust op wat je wilt verkopen. Een bedrijf dat vooral grote renovaties wil, zet die bovenaan en niet de kleine herstellingen.
Vraag ook naar voorbeeldsites. Wat iemand mooi vindt, vertelt je meer dan een lange beschrijving van "modern en strak".
Blok 3: het materiaal
Hier gaat het in de praktijk het vaakst mis. Logo, foto's, teksten, reviews: iedereen denkt dat het "wel ergens staat" en niemand levert het op tijd aan.
De oplossing is simpel. Zet bij elk onderdeel een naam en een datum. Zonder die twee is het een goed voornemen.
Wat teksten betreft: ze komen best vóór het ontwerp, of toch in ruwe vorm. Een ontwerp met opvulteksten moet bijna altijd aangepast worden als de echte tekst binnenkomt. Als je ook gevonden wilt worden in Google, helpt het om bij de teksten al na te denken over zoekwoorden. Meer daarover lees je op de pagina over SEO.
Blok 4: het praktische
Dit blok klinkt saai, maar het voorkomt de meeste onaangename verrassingen vlak voor de oplevering:
- Domeinnaam: op wiens naam staat die en wie heeft toegang tot het account?
- Hosting: waar staat de huidige site en blijft die staan?
- Toegangen: logins van de huidige site, van Google en van social media.
- Budget en timing: wat is het budget en wat is de gewenste opleverdatum?
- Goedkeuring: wie keurt de website goed?
Die laatste vraag is de belangrijkste. Beslis vooraf wie het laatste woord heeft en hoeveel feedbackrondes er zijn. Anders krijg je op het einde drie meningen die elkaar tegenspreken.
Hoe pas je de intake toe in de praktijk?
Plan een gesprek van ongeveer een uur. Stuur de vragen op voorhand door, zodat je klant zijn materiaal kan opzoeken. Noteer de antwoorden en stuur een korte samenvatting terug met de vraag: "Klopt dit?" Pas als iemand dat bevestigt, begint de bouw.
Die bevestiging is geen formaliteit. Ze is je houvast als er later discussie komt over wat afgesproken was.
Voorbeeld: een loodgietersbedrijf
Stel dat je een loodgietersbedrijf hebt. Je geeft alle diensten gelijk weer op je site: lekkages, verwarming, badkamers. Tijdens de intake blijkt dat je vooral meer badkamerrenovaties wilt.
Je hoofddoel wordt dan: offerteaanvragen voor badkamers. De homepage opent met die dienst, het formulier staat zichtbaar, en de foto's van afgewerkte badkamers moeten klaar zijn voor de bouw. Zonder intake had je een nette, maar vlakke site gekregen waarop alles evenveel aandacht kreeg.
Welke valkuilen moet je vermijden?
- Meerdere hoofddoelen kiezen. Dan is er geen hoofddoel meer.
- "Ik lever het wel aan" zonder datum. Dat betekent in de praktijk: te laat.
- Domeinnaam niet controleren. Soms staat die op naam van een vroegere bouwer of een neef.
- De intake overslaan omdat het "toch maar een kleine site" is. Ook een kleine site heeft een doel, een beslisser en materiaal nodig.
- De antwoorden niet bevestigen. Wat niet op papier staat, is later onderwerp van discussie.
En als je nog niet zeker bent van je budget?
Dat is normaal. Noteer dan een bandbreedte in plaats van een exact bedrag. Wil je een idee van wat een project kost, bekijk dan de prijzen. Zo kun je realistisch inschatten wat bij je doel past.
Als je liever samen door de vragen gaat in plaats van ze alleen in te vullen, kun je me gewoon contacteren voor een vrijblijvend gesprek. Ook dan begin ik met dezelfde vier blokken.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt een intakegesprek voor een website?
Reken op ongeveer een uur. Dat is vooraf een kleine investering. Bereid je klant voor door de vragen op voorhand door te sturen, zodat hij al kan nadenken over doel, materiaal en beslissers.
Moet ik als klant zelf een intake invullen als ik een website laat maken?
Je hoeft geen formulier te vragen, maar je kunt de vragen zelf beantwoorden voor je een bureau contacteert. Met een duidelijk doel, een lijst van je materiaal en één beslisser krijg je scherpere offertes en minder verrassingen.
Wat als ik mijn hoofddoel nog niet weet?
Begin dan bij de vraag wat je op dit moment wilt dat een bezoeker doet. Bellen, een offerte aanvragen of bestellen? Een site die alles tegelijk wil, doet meestal niets goed. Je kunt later altijd een tweede doel toevoegen.
Wanneer moeten de teksten klaar zijn?
Idealiter vóór het ontwerp afgewerkt is, of minstens in ruwe vorm. Een ontwerp met nepteksten leidt vaak tot aanpassingen als de echte teksten langer of korter blijken. Spreek dus een datum af in de intake.
Wie moet een website goedkeuren?
Eén persoon met beslissingsrecht. Als drie mensen elk hun eigen mening geven, loopt het project vast. Laat feedback eerst bundelen en dan pas doorgeven aan de bouwer.
Meer weten over websites? Bekijk wat we daarin voor je doen of lees artikels over websites.
