Chatbot website: checklist voor je bot live gaat

Een chatbot op je website beantwoordt vragen als jij slaapt, maar enkel als je hem eerst met jouw echte prijzen, uren en diensten voedt. Ook moet hij weten wanneer hij een klant aan jou doorgeeft, en moet jij wekelijks meelezen wat hij gemist heeft. Dat zijn geen extra's. Dat is het verschil tussen een bot die aanvragen oplevert en een bot die gedoe veroorzaakt.

Waarom werkt een chatbot op je website enkel met goede voorbereiding?

Een chatbot is niet slim over jouw bedrijf. Hij is slim in taal. Weet hij je prijs niet, dan schrijft hij toch iets dat plausibel klinkt. Dat is het probleem.

De meeste bots falen op dezelfde vier punten, en die staan ook in de carrousel:

• Enkel een contactformulier, zodat je 's nachts niets beantwoordt.
• Een bot die gokt, omdat hij jouw info niet kent.
• Geen overdracht, dus jij weet niet wie er vroeg.
• Nooit meelezen, waardoor dezelfde gaten blijven bestaan.

De checklist hierboven dekt alle vier. Punt 1 tot 6 gaan over wat de bot weet. Punt 7 tot 9 gaan over de overdracht. Punt 10 en 11 gaan over wat de wet vraagt. Punt 12 houdt de bot scherp.

Hoe bouw je de kennis van je chatbot op?

Begin niet met een tool. Begin met een document.

Stap 1: schrijf één document met alle antwoorden

Open een Word-bestand en zet erin: wat je verkoopt, wat het kost, waar je werkt, wanneer je bereikbaar bent en hoe een aanvraag verloopt. Schrijf in gewone zinnen, zoals je het aan de telefoon zou uitleggen. Dit document is de enige bron van je bot.

Stap 2: verzamel de echte vragen

Open je mailbox, je WhatsApp en je contactformulier. Zoek de 20 vragen die het vaakst terugkomen. Zet die in je document met jouw antwoord erbij. Dat is meteen de test voor later.

Stap 3: schrijf ook op wat hij niet mag

Dit vergeet bijna iedereen. Schrijf op: geen kortingen beloven, geen deadlines bevestigen, geen prijzen buiten de lijst noemen. Geef hem bij elk van die gevallen een standaardantwoord, zoals: "Dat bekijkt de zaakvoerder zelf, mag ik je gegevens noteren?"

Stap 4: test met moeilijke vragen

Stel je bot 20 vragen waarvan het antwoord niet in je document staat. Een goede bot zegt dat hij het niet weet en biedt overdracht aan. Een slechte bot antwoordt vol zelfvertrouwen. Zolang die tweede reactie voorkomt, ga je niet live.

Wat moet de overdracht naar jou doen?

Een bot die enkel antwoordt, verliest je leads. De bezoeker krijgt zijn info en verdwijnt, en jij weet niet eens dat hij er was.

Laat de bot dus naam, gsm (of e-mail) en de vraag vragen op het moment dat het logisch voelt: bij een offertevraag, een klacht of iets wat hij niet kan beantwoorden. Vraag niet bij de eerste boodschap om je gegevens. Dat voelt als een formulier met extra stappen.

Daarna moet die info ergens landen waar je ze ziet. Een mail op een adres dat je niet leest, helpt niemand. Test het zelf: stel een vraag als bezoeker en kijk of de melding op je gsm verschijnt. Wil je de aanvragen niet in je inbox laten verdwijnen, dan kan een CRM op maat ze bijhouden en opvolgen.

Moet je chatbot zeggen dat hij AI is?

Ja. Op 2 augustus 2026 is Artikel 50 van de Europese AI-verordening van kracht gegaan: de transparantieplicht voor AI-systemen en AI-content. Voor jouw website betekent dat vooral één ding: aanbieders van AI-systemen die direct met personen communiceren moeten ervoor zorgen dat deze personen weten dat ze met een AI-systeem te maken hebben.

Hoe doe je dat praktisch? De bezoeker moet het bij het eerste contact weten. Eén zin volstaat, maar ze moet zichtbaar zijn vóór het gesprek begint, niet in je privacyverklaring. Laat je bot dus openen met zoiets als: "Hoi, ik ben de AI-assistent van [bedrijf]. Ik beantwoord je vraag of geef je door aan een collega."

Ben je niet zeker wat jouw situatie precies vraagt? Vraag het aan een jurist. Ik ben er geen.

Wat zegt de AVG over een chatbot op je website?

Zodra bezoekers hun naam, e-mailadres of een persoonlijke vraag typen, verwerk je persoonsgegevens. Als een leverancier namens jou persoonsgegevens verwerkt, regelt artikel 28 lid 3 van de AVG dat in een overeenkomst. Dat geldt ook voor een gratis tool. Controleer waar de leverancier gespreksdata opslaat en vraag de verwerkersovereenkomst schriftelijk op.

Pas ook je privacyverklaring aan: vermeld dat er een chatassistent is, welke gegevens hij bewaart en hoe lang.

Een voorbeeld: stel dat je een loodgieter hebt

Stel dat je een loodgietersbedrijf hebt met twee ploegen in Oost-Vlaanderen. Elke week krijg je dezelfde vragen: "Komen jullie ook in Gent?", "Wat kost een ontstopping?", "Kan het nog deze week?"

Je zet in het document: je werkgebied, een prijsvork voor ontstoppen (bijvoorbeeld "vanaf €X, exact bedrag na plaatsbezoek"), je uren en je noodnummer. De bot mag geen dag of uur beloven. Vraagt iemand om een afspraak, dan noteert hij naam, gsm en de aard van het probleem en stuurt dat meteen naar jou.

De volgende ochtend lees je drie gesprekken. In één daarvan vroeg iemand naar een warmtepomp. Daar had je niets over staan. Je vult het aan. De week erop weet de bot wat hij moet zeggen. Dat is meelezen.

Waarom blijf je meelezen na de lancering?

Klanten vragen dingen die je niet voorzag. Zonder opvolging houdt je bot dezelfde gaten, en blijft hij op dezelfde vragen doorverwijzen of falen.

Maak er een vaste gewoonte van. Plan elke week een kwartier. Zoek gesprekken waarin de bot zei dat hij het niet wist, en gesprekken waarin de bezoeker afhaakte. Zet het antwoord erbij. Na een paar weken wordt dat een korte klus.

Wat kost een chatbot op je website?

Dat hangt af van wat hij moet kunnen: enkel veelgestelde vragen beantwoorden, of ook offertes aanvragen opvolgen, afspraken inplannen of koppelen met je CRM. Daarom werk ik op aanvraag en geef ik geen vaste prijs voor alle situaties. Voor andere diensten vind je de bedragen op de prijzenpagina.

Heb je liever dat iemand het voor je opzet? Bekijk wat ik doe rond AI-automatisering voor bedrijven, of neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. Staat je website nog niet goed, dan begin je beter daar. Over een website laten maken lees je meer op die pagina.

Welke valkuilen zie je het vaakst?

• Te veel tegelijk willen. Begin met je 20 vaakste vragen. Breid later uit.
• De bot een persoonlijkheid geven. Hou hem vriendelijk en kort. Een grappige bot die iets verkeerd belooft, kost je meer dan hij oplevert.
• De overdracht niet testen. Doe het zelf op je gsm, 's avonds.
• Denken dat het klaar is bij livegang. Het begint dan pas.