ChatGPT opvolgmail schrijven: de prompt die klinkt als jij

Je bent mijn commercieel assistent. Je schrijft opvolgmails in mijn naam voor mijn bedrijf: [wat je doet, bv. installatiebedrijf voor zonnepanelen in Oost-Vlaanderen].

Context:
- Ik stuurde [voornaam klant] op [datum] een offerte voor [wat] van €[bedrag].
- De klant heeft een week niet gereageerd.
- Wat ik wil bereiken: [bv. een kort antwoord of een belafspraak deze week].
- Wat ik niet wil: druk zetten of zeuren.

Voorbeeld van een mail die ik zelf schreef. Neem mijn toon, zinslengte, aanspreking en afsluiter over, maar kopieer geen zinnen:
"""
[plak hier een echte mail van jezelf]
"""

Opdracht:
Schrijf een opvolgmail van maximaal 90 woorden, met een korte onderwerpregel.
Gebruik 'je' of 'u' zoals in mijn voorbeeld.
Geen zinnen als 'ik hoop dat deze mail u goed bereikt' of 'aarzel niet om contact op te nemen'.
Sluit af met één concrete vraag.
Als je info mist, stel me eerst maximaal twee vragen voor je schrijft.

Wil je ChatGPT een opvolgmail laten schrijven die klinkt als jij? Geef het drie dingen mee: een rol, de context en een voorbeeld van een mail die je zelf schreef. De prompt hierboven doet dat in één keer. Hieronder leg ik uit waarom het werkt en hoe je het toepast.

Waarom geeft "schrijf een opvolgmail" zo'n stijf resultaat?

Dat ligt niet aan ChatGPT, dat ligt aan de vraag. Met vijf woorden weet het niets: niet wie jij bent, niet wie de klant is, niet wat er al gebeurd is en niet hoe jij praat. Dus schrijft het de mail die iedereen zou schrijven.

Je herkent dat resultaat meteen. Er staat een beleefdheidsformule in die jij nooit zou typen. De mail is te lang en komt niet tot de kern. En er staat geen enkele concrete verwijzing naar je klant of je offerte in.

ChatGPT kan niet raden wie jij bent, tenzij je het toont. Daar draait alles om.

Hoe schrijf je een ChatGPT-prompt in drie blokken?

Blok 1: de rol

Begin met één zin over wie ChatGPT is. Bijvoorbeeld: je bent mijn commercieel assistent. Dat klinkt simpel, maar het zet de toon voor de rest. Het schrijft nu als iemand die namens jou verkoopt, niet als een algemene taalmachine.

Voeg erbij wat jouw bedrijf doet. "Installatiebedrijf" of "boekhoudkantoor" volstaat. Dat stuurt woordkeuze en niveau bij.

Blok 2: de context

Hier zit het meeste werk, en hier wint je mail aan kracht. In mijn video is de context kort: de klant heeft een week niet op de offerte gereageerd. Ik raad je aan er nog drie dingen bij te zetten:

• wat je offerte stuurde en voor welk bedrag
• wat je van de klant wilt (antwoord, belafspraak, een duidelijke nee)
• wat je niet wilt (druk zetten, kruipen)

Zo schrijft ChatGPT een mail met een doel. Zonder doel krijg je een mail die netjes klinkt en niets vraagt.

Blok 3: een voorbeeld van jouw toon

Dit blok maakt het verschil tussen generiek en "dit klinkt als ik". Plak een mail die je écht zelf schreef. Niet je beste of mooiste, maar een gewone mail zoals je ze verstuurt.

Voorbeelden in je prompt zijn een erkende techniek. In de vakliteratuur heet het few-shot prompting: je geeft een set voorbeelden mee als onderdeel van de prompt, als extra context voor het model. Eén voorbeeld volstaat voor een opvolgmail, meer mag.

Hoe pas je dit toe op je eigen mails?

1. Zoek een mail van jezelf. Neem een verzonden mail aan een klant, liefst een korte. Haal namen en gevoelige info eruit.
2. Vul het sjabloon in. Vervang de haakjes. Doe dat in je eigen woorden, niet in nette zakentaal.
3. Lees de eerste versie hardop. Zou je dit zo zeggen? Strepen die niet kloppen, zijn je eerste verbeterpunt.
4. Stuur bij in dezelfde chat. Zeg bijvoorbeeld: korter, en haal de tweede alinea weg. Dat is sneller dan een nieuwe prompt schrijven.
5. Bewaar de prompt. Zet hem in een notitie. Je past voortaan alleen de context aan.

Voorbeeld: stel dat je een installatiebedrijf hebt

Stel dat je zonnepanelen plaatst en vorige week een offerte van €8.400 stuurde. Je vult in: klantnaam, datum, bedrag en je doel: een korte reactie, bij voorkeur ja of nee. Daaronder plak je een mail waarin je een andere klant kort en informeel antwoordde.

ChatGPT schrijft nu een mail van een paar zinnen, met je aanspreking en je afsluiter. Er staat het bedrag in en één vraag op het einde. Dat is het verschil met de vage versie: die had een algemene mail over "uw interesse in onze diensten" opgeleverd.

Dit is een algemeen voorbeeld met verzonnen cijfers, geen echte klant.

Welke fouten maken mensen met een ChatGPT-prompt?

• Een voorbeeld plakken dat niet van jou is. Dan klinkt de mail als iemand anders. Het moet je eigen tekst zijn.
• Geen grenzen opgeven. OpenAI raadt in zijn richtlijnen aan om vage omschrijvingen te vervangen door precieze: "Use a 3 to 5 sentence paragraph" werkt beter dan "niet te lang". Geef dus een aantal woorden mee.
• De mail ongelezen versturen. ChatGPT verzint soms details als je ze niet geeft. Daarom staat in de prompt dat het eerst vragen mag stellen.
• Te veel persoonlijke info plakken. Voor een opvolgmail heb je een voornaam, een bedrag en een datum nodig. Meer niet.
• Elke keer opnieuw beginnen. Dat kost tijd. Hieronder staat hoe je dat vermijdt.

Hoe zorg je dat ChatGPT je toon blijft onthouden?

Je hoeft niet bij elke mail je voorbeeld te plakken. ChatGPT heeft twee ingebouwde opties. Aangepaste instructies zijn directe richtlijnen over wat ChatGPT moet weten en hoe het moet antwoorden. Daar zet je je vaste regels: je toon, je rol en de zinnen die je nooit schrijft.

Het geheugen is een andere zaak. Je ziet en beheert wat er bewaard is via Personalization en dan Memory. Reken er niet blind op: wat je altijd wilt, zet je in de instructies.

Voor een vast werkterrein kan je een Project maken. Projecten bundelen chats, bestanden en projectinstructies, en die instructies overschrijven je algemene instructies binnen het project. Zet er een map "offertes" in met drie à vier mails van jezelf als voorbeeld, en je prompt wordt een stuk korter.

Wanneer stopt een prompt en begint automatisering?

Voor één mail per dag is een goede prompt voldoende. Heb je tientallen openstaande offertes, dan wil je dat het systeem zelf signaleert wanneer een klant een week niet reageerde. Dan zit je bij AI-automatisering of bij een CRM op maat, dat die opvolging bijhoudt.

Stuur je vaker mails naar een lijst (nieuwsbrieven, nazorg), kijk dan naar e-mailmarketing. Dezelfde regel geldt: wie zijn toon toont, krijgt een resultaat dat klinkt als hij. Wil je weten wat dat kost, bekijk dan onze prijzen.

Samengevat

Een vage prompt geeft vage rommel. Rol, context en een voorbeeld van jouw toon zijn alles wat het verschil maakt. Probeer de prompt eerst op één echte offerte en stuur bij tot de mail klopt. Pas daarna denk je aan automatiseren.